今年度の税制改正において、税務関係書類の「スキャナ保存制度」が大きく見直されることとなりました。
これまでもスキャナ保存が認められていなかったわけではありませんが、運用上のハードルが非常に高く、
実務上は、原則として７年間「紙ベース」で書類を保存している会社が約９９％を占めております。
これだけIT環境が充実する中で、漸く、といった感が否めませんが、
本年９月末日以後、承認申請を提出して適用を受ければ、領収書や契約書をスキャナで読み込んで電子データとして保存することが認められています。
会社にとっての書類保存のコストや利便性を考えれば、順次対応していくことがベターと考えられます。
税理士法人TOKIZAWA&PARTNERSでは、関与先さまへの導入を一緒に検討していきます。
さて、まずは３つのポイントを簡単にまとめましたのでご紹介いたします。
（1）３万円以上もOK
スキャナで読み込んで保存が認められていた領収書や契約書は、これまで金額が税込３万円未満のものだけでした。しかし、今回の改正により、（社内規定を整えて）適正な事務処理をしていれば、３万円以上の領収書や契約書でも、すべて電子データとして保存しておくことが認められるようになりました。
（2）電子署名が不要に
そして、そのスキャナで書類を読み取る際には、第三者機関によって提供される改変できない作成者の電子署名とタイムスタンプが必要でした。しかし、今回の改正によって電子署名が不要となり、タイムスタンプのみでよいこととなりました。
ちなみに、電子署名とは、電子的な承認印であり、タイムスタンプとは、時刻の情報です。
タイムスタンプだけであれば、読み込み作業の担当者の変更も容易になり、導入、運用の手間とコストを大幅に引き下げることができるようになります。
（3）書類管理について
最後は、領収書や請求書をスキャナで読み取る際には、カラーでその書類の大きさに関する情報も保存しておく必要がありました。
しかし、今回の改正で、白黒でもよくなり、大きさの情報も不要となりました。
こちらも（2）と同様に、導入、運用のコストを引き下げることができるようになり、税務関係書類のスキャナ保存制度導入のハードルを大きく下げることとなります。
かさばる書類をスキャンして保存すれば、オフィスがスッキリするというメリットも見込まれるでしょう！
承認申請手続きの詳細については、監査担当者にいつでもお問い合わせください。
